Gran parte del éxito de las empresas u organizaciones depende de la buena comunicación que haya entre sus empleados, colaboradores, departamentos etc. Ya que ayuda a poner a todos en la misma sintonía para que puedan avanzar hacia los mismos objetivos.
A la par de la tecnología, la comunicación interna también ha avanzado, pasando de los comunicados impresos pegados en tableros a herramientas de mensajería instantánea, intranet y redes sociales internas.
Pero los medios son herramientas, que solo serán de utilidad en la medida en la que la comunicación sea clara, oportuna y efectiva.
Esto puede representar un reto para muchas organizaciones, por eso aquí presentamos 5 puntos clave que debes considerar para tener una comunicación interna efectiva.
1. La estrategia: Debes definir un plan que te ayude de guía para transmitir los mensajes que quieres hacer llegar a tu equipo. Una buena estrategia de comunicación debe responder las preguntas ¿Qué? ¿A quién? ¿Cómo? y ¿Cuándo? Asegúrate de incluir los planes, objetivos y expectativas de la empresa para que tu equipo sepa hacia dónde van y que esperas de ellos. De esta manera no solo los harás sentir parte de las decisiones que se toman, también los motivarás para que trabajen por un objetivo en común. Recuerda que es importante que tu estrategia este alineada a tu misión y visión corporativa y siempre debe reforzar los valores que quieres representar como empresa.
2. Los medios: Ya que tienes el mensaje, debes elegir el medio correcto. Si es una empresa pequeña, una junta puede ser suficiente, más si es una empresa con gran cantidad de empleados en diferentes ubicaciones, un correo puede ser más efectivo. Es importante que también elijas el medio de acuerdo al tipo de mensaje que quieres enviar. Por ejemplo si se van a anunciar recortes de presupuesto o personal, lo mejor es hacerlo cara a cara para no generar desconfianza, lo mismo con la presentación de estrategias o arranques de proyecto. Para mensajes de tipo social, o avisos generales, los medios electrónicos son la mejor opción.
3. El receptor: A la hora de generar un mensaje, es importante tener claro quién será el receptor del mismo. Si se tomarán decisiones que impactarán solo a uno o dos áreas de la empresa, tal vez a ellos, que son los principales involucrados, debas darle un mensaje más detallado de lo que sucederá, mientras que al resto de la organización puedes manejarle una versión resumida del mensaje. Esto también es importante para decidir los medios y el lenguaje que usarás en tu comunicación. Si utilizas palabras muy técnicas en un mensaje general, este puede no llegar a ser comprendido correctamente por todos, sin embargo puede ser necesario cuando debes dar instrucciones específicas a un miembro de tu equipo.
4. El momento: Otra de las claves importantes de la comunicación efectiva es el ser oportuno. Supongamos que los noticieros comienzan a hablar sobre una crisis económica que se avecina. Tus empleados comenzarán a sentirse inquietos y querrán sobre el impacto que tendrá en sus trabajos. En este caso es importante dar un comunicado oportuno que transmita tranquilidad y certeza, antes de que la tensión pueda afectar el clima laboral general. Por otro lado reconocer oportunamente los logros individuales y de equipo, motiva a los empleados a seguirse esforzando por realizar un buen trabajo.
5. Retroalimentación: Ningún proceso de comunicación está completo sin la retroalimentación. Se deben establecer canales tanto abiertos, como privados y anónimos para que el equipo pueda expresar sus dudas, inquietudes, e incluso quejas sobre lo que sucede en la empresa. Puede ser desde establecer una dirección de correo electrónico solo para este fin, hasta un apartado en nuestra intranet donde los empleados puedan dejar sus comentarios. Esto te permitirá medir tanto la efectividad de nuestras comunicaciones como el ambiente laboral.
Recuerda una comunicación efectiva:
- Incrementa el sentimiento de pertenencia
- Fomenta la participación
- Mejora el ambiente laboral
- Fortalece los valores corporativo
Al poner en práctica estos puntos verás cambios positivos reflejados en el ambiente laboral, la productividad y el nivel de compromiso de tus empleados.