La comunicación efectiva en las relaciones interpersonales es uno de los factores que determinan el éxito o fracaso de las mismas. En una relación cliente-proveedor, es muy importante cuidar que los canales de comunicación permitan la fluidez de la información entre los involucrados, pero aún más importante es asegurar que la calidad de dicha información contribuya a optimizar los procesos de ambas partes.
El proveedor de bienes y servicios, al ser una pieza fundamental en la cadena de suministro, requiere ser elegido con cautela y responsabilidad. Pero una vez elegido el proveedor, es apenas cuando empieza la relación laboral entre este y la empresa cliente. Es en ese momento, cuando toma relevancia establecer buenos lazos y una comunicación bien definida y estructurada que impacte de manera positiva en el desempeño de ambas partes.
Aquí te compartimos algunas acciones para lograrlo:
Establecer el tono del lenguaje. Se debe tener en cuenta que la relación se establece entre empresas, pero se logra a través de personas que deberán dirigirse entre sí con claridad, honestidad y cortesía para conseguir sus objetivos.
Señalar claramente las expectativas. Para el proveedor es de gran valor que el cliente le haga saber sus necesidades y establecer entre ambos la forma en que serán cumplidas. De esta manera, los proveedores podrán dar un servicio más personalizado, con la certeza de que sus acciones estén enfocadas en complacer al cliente.
No evadir el tema del dinero. No deben obviarse las cuestiones relacionadas con este tema tan sensible, al contrario deberá ser abordado detalladamente al momento de la negociación.
Compartir información y hacer preguntas. La relación cliente-proveedor se vuelve más estrecha cuando existe un ambiente de confianza entre ambos, cuando no se oculta información relevante para la toma de decisiones significativas. Nunca dejes dudas sin resolver, pregunta a tu proveedor sobre nuevas ofertas, productos, servicios y la logística de compras y abastecimiento.
Devolver llamadas y correos electrónicos. Por cortesía y por esperar un trato similar por parte del proveedor, es importante que el cliente atienda y responda oportunamente las inquietudes del proveedor cuando lo busca por estos medios.
Abordar los problemas y reconocer los aciertos. Cualquier incidencia con los pedidos se debe comunicar rápidamente, para que esta se resuelva de manera constructiva. El proveedor agradecerá ser notificado cuando algo salga mal en su trabajo. Por otra parte también es conveniente reconocerle la calidad de sus productos y servicios de manera frecuente. Esto lo motiva a seguir mejorando.
No olvides que la relación con los proveedores va en ambos sentidos. El cliente apoya el negocio del proveedor y este a su vez contribuye al éxito de la empresa cliente; por eso la importancia de establecer relaciones comerciales mucho más duraderas y estables.
¿Qué nivel de comunicación mantiene tu empresa con sus proveedores? ¿Crees que hay áreas de oportunidad para mejorarla según los puntos expuestos en este blog?
